会議の目的は意思決定

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様々な会議や話し合いが会社の活動として行われています。

こうした会議を全否定するつもりは決してありません。


ですが、会議に対する考え方は人それぞれです。

そして何より、会議は皆が集まって行うものであるからこそ、その目的意識は共有することが望ましいはずです。


今回は、改めて私の会議に対する考えをまとめておきたいと思います。

会議の目的は意思決定

会議の目的は様々です。

中には情報共有を目的とした会議もあるでしょう。


しかしながら、情報共有が目的であるならば、必要な情報を関係者にメールで連絡したりあるいは共有フォルダ上にデータを置くなど、もっと効率の良い手段はいくらでもあるでしょう。

特に会議という形式にこだわる必要はないわけです。


やはり、会議を行うことの最大の意義は問題解決や意思決定を行うことだと私は思います。

皆で集まって知恵を出し合うことで問題を解決する、あるいは皆で結果を審議して方向付けをする、そのための最善策が会議である、そのような考えのもとに会議が行われてきたのではないでしょうか。


しかしながら、時代の流れとともに、こうした目的に対して会議という形式をとることの非効率さが徐々に浮き彫りになってきているような気がします。

以下では、私が考える会議の問題点(不満)についてお話しさせていただきます。

できなりの判断

会議は意思決定をする場であり、そのために物事の是非を判断することも会議におけるひとつのテーマです。


我々が普段の仕事で物事の是非を判断・審査する際には、関連する資料や文献を調べたり、あるいは人づてに話を聞いたりして、その目標を達成するためにありとあらゆる方法を駆使しながら行うはずです。

しかしながら、会議の場においては、手元の資料またはモニタ上に映し出された資料を眺めながら、その情報だけを基にしてその是非を判断しなければなりません。

このような中で精度の高い審査を行うというのは非常に難しいことだと思います。

あくまで、その場でできる範囲での判断を行うという形になってしまいかねません


このようなことを避けるためにも、有意義な審査を行いたいのであれば、会議のその場で考えてもらうのではなく、事前に資料を配布しておき、会議の場ではその審査結果を持ち寄るという形が理想でしょう。

これは、会議の出席者に対してをその目的(意思決定)を意識づけするという意味でも有効なことだと思います。

時間の拘束

現代人、特に若者のライフスタイルは大きく変化しつつあります。

一昔前までの人々の娯楽の象徴といえばテレビでしょうが、このテレビを観るためにはテレビの前に集まる必要があります。

また、観たい番組がある場合にはその番組の放送時間まで待たなければなりませんでした。

しかしながら、Youtubeやネットフリックスなどの動画の配信サービスが広く普及した現代においては、人々は自分の好きな場所、好きな時間に自分の観たい番組を見ることができるようになりました。

時間や場所を拘束されることがなくなったのです。


会議にも上記の話と似たようなところがあります。

会議のためにわざわざ会議室に赴き、またその会議の時間帯の予定を空けておかなければなりません。

仮に作業中で切りの悪いところであったとしても、会議のために一時中断しなければならないということも起こりえます。

また、そういったことがないように早めに作業を切り上げるようにしても、それはそれですきま時間が生まれやすくなってしまい、やはり非効率です。

会議中も自分の仕事のことが気がかりで、いまいち会議に集中できないということもあるかもしれません。


最近ではWeb会議などが普及し、場所にとらわれることなく会議を行えるようになってきました。

会議を行うには便利な時代になってきましたが、もっと言ってしまえば時間の融通がきくようになってほしいと思います。

たとえば、口頭での説明のほうがわかりやすいという理由で会議を開催するくらいなら、あらかじめ口頭での説明を録画しておいて、それを各自が好きな時間に視聴するだけでも十分なはずです。

また、先ほど述べたように、何かの審議を行いたいのであれば、課題を与えておいて各自が都合のつく時間帯に集中して作業をしてもらうほうが、よほど作業は捗るかもしれません。

意識の低い参加者の存在

会議は目的ではなく、目的を達成するためのひとつの手段のはずです。

しかしながら、このような目的意識を持たない人も多いのです。

まるでお客さん気分で会議に参加して、ただ話を傍聴しているだけ、そのような人は決して少なくありません。


このような意識で会議に臨む社員が、問題解決や意思決定に寄与することはほとんどありません。

彼らにとっては会議に参加することが目的であり、あえてそれ以外の目的を挙げるとすれば、時間をつぶして「仕事をした気になること」と言えるでしょうか。


会議はひとりでするものでなく、多くの人の時間を使って行われるものです。

だからこそ、その目的意識などは全員で共有していかなければなりません。

目的意識を持たない意識の低い参加者がいる限り、ましてそのような人たちが開催する会議など、有意義な会議になるはずもないのです。


ある意味、それが会議の一番の問題点だと言えるでしょう。

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