ノートを取るべきは情報ではなく思考であるべき理由【ナレッジマネジメント】

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組織にとって付加価値の高い体系的にまとめられた情報をナレッジ(知見)などと呼び、このナレッジを組織全体で共有しようとする取り組み(ナレッジマネジメント)が最近注目されています。

(このナレッジに関して、最近では日本最大級のナレッジシェアプラットフォームを運営するビザスクという会社が先日(3月10日)に東証マザーズへの上場を果たしました。)


私の所属する組織においても、そんなたいそうなものではありませんが個人の所有するナレッジを共有化していこうと取り組んでおり、各自にそうしたナレッジの登録件数のノルマが課せられています。

ところがどういうわけか、私だけがその登録件数が突出していて、他の人たちは最低限のノルマしかこなせないといった状況がもう長い間ずっと続いています。


お前が暇なだけだろという突っこみもあるかもしれませんが、少なくとも会社はこの取り組みを促進しようと躍起になっています。

どうすれば登録件数が増えるのかを考える対策チームまで形成するぐらいで、頭を捻ってナレッジを登録させる方法を考えているようです。


そんな頑張っていただいているところに大変申し訳ないんですが、私としては全くもって理解に苦しみます。

だってそんなの簡単ですから。

個人が持っているナレッジを登録させる方法、そんなの個人が持ってるノートの内容を転記しろと伝えれば良いだけです。

そもそも何をノートに書いてるの?

私の職場でも大抵の人はノートや手帳を持参しています。

それで、会議などではよく皆が一生懸命にノートを取っている光景を見かけたりします。

でも、あれっていったい何を書いているんでしょう。


そもそも、私としてはノートを取る価値のある内容ってそんなに多くないとは思っているんですよ。

ノートを取る価値のない内容

ノートを取る価値のない内容、それは各自の日程とか業務内容とか断片的な情報です。

例えば、会議の場などで次の会議の開催日とかを決めるときに皆が一斉にノートや手帳を取る光景をよく見ますが、あれって全く非効率極まりない行為です。

一人が共有のスケジュール帳に記入して、それを皆で共有すればよいだけです。

スケジュールの共有アプリなんて、今の世の中いくらでもあるわけですから。


業務内容とかも、いちいち聞き手がメモすることでもないでしょう。

フォーマットを決めて話し手に記入させるべきです。

そのほうが、聞き手が知りたい情報を確実に得られるはずです。

(聞き手が知りたい情報をフォーマットの項目に設けることで相手に自分の質問の意図を伝えることができます。詳しくは以下の記事で説明しています。)

ノートを取る価値のある内容

その情報から何かを引き出したい場合、あるいは情報間のつながりを理解したい場合にはノートを取ることは有効です。

つまり、断片的な情報を書き留めるというよりは情報間のつながりを判断するに至った思考を書き出すということです。


この情報は自分の抱えているこの情報につながるだとか、この情報から新たに何かを引き出せないかだとか、そういった思考の構造化プロセスを行う上ではやはりライティングに勝るものはありません。

ナレッジって要するに思考の構造化のことでしょ?

ナレッジって要するに思考や知識の構造化のことだと思ってます。

つまり、

この業務はこのように行う ← それはこの考えに従っている

といったように、情報や思考を構造化して体系的に組み立てられたものだという認識です。


ですから、普段からそういうふうに意識してノートを取っている人であればナレッジなんていくらでも貯まっていきますし、それを会社に還元(登録)しろということであれば、すでに整理された内容を転記するだけですから時間もたいしてかかりません。


それが簡単にできないというのは、おそらくそういった思考ができていないということです。

目先の仕事をこなしているだけで、その仕事をもっと大きな枠組みの中での一部として捉えられていない、つまり抽象化ができていないということです。


思考の構造化というのは、こういうところで活きてくるはずです。

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