ビジネスチャットを活用して有意義なコミュニケーションを行おう

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情報伝達を目的としたコミュニケーションの場合、その手段としては口頭よりも文章のほうが圧倒的に優れていると私は考えています。


ただし、文章といってもメールで伝えるのではダメです。

メールはもはやコミュニケーションツールとしては時代遅れのものになりつつありますから。


メールに代わるコミュニケーションツールとして、今後普及していくと予想されるのがビジネスチャットです。

新型コロナの影響などもあって最近ではリモートワークなどの働き方が注目されていますが、今後こうした動きが加速していけばビジネスチャットの価値は必然的に高まっていくはずです。

ビジネスチャットとは?

そもそも、プライベートではメールを使う機会はめっきり減っているはずで、LINEなどのSNSを使ってコミュニケーションをとる人が大半ではないでしょうか。

ビジネスチャットはビジネス上の利用を想定したチャット用のツールやサービスの総称です。

ビジネスシーンでもこうしたチャット形式のコミュニケーションツールが利用されることが増えてきています。

有名なところでは、Slack(世界シェア率No.1)やチャットワーク(国内利用者数No.1)あたりがよく名前が挙がりますね。

(チャートワーク(Chatwork)を提供するChatwork株式会社は、昨年には東証マザーズ市場への上場も果たしました。)

ビジネスチャットのメリット

ログ(履歴)が残る

下に続きます。

理解しやすい

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相手に対して親切

このあたりは文章化(ライティング)のメリットですね。

履歴が残るので後から振り返りやすい。

書き手も文章に書き起こすことで思考が整理されて論理的な説明ができる。

だから、読み手も理解しやすいし、一度で理解できなかったとしても理解できるまで何度でも読み返すことができる。

結果的に相手に対して親切であるわけです。


(文章化(ライティング)のメリットについては、こちらの記事にも詳しくまとめています。)

細かいマナーや気使いが不要

チャットですから、堅苦しい挨拶や自分の連絡先などの記載は不要です。

要件のみを伝えればよいため、見た目にもシンプルでわかりやすいです。

宛先の検索なども必要もありません。

また、誤記なども後から修正できるため、校正などにそこまで時間をかける必要もありません。

テーマがわかりやすい

メールでは、届いたメールがどの案件に対するものなのかがわかりにくいです。

中には届いたメールを自分で仕分けしている人もいるかもしれませんが、チャットツールでプロジェクトやタスクごとにグループを作っておけば、そういった必要もなくなるわけです。

複数人での共有がしやすい

複数人で情報を瞬時に共有できるので、問題解決のスピードが速まります。

日程調整なども円滑に行うことができます。

タスク管理がしやすい

ビジネスチャットの中にはタスク管理機能を搭載したものもあります。

自分自身のタスクを管理するのはもちろん、相手にタスクを依頼したりその進捗状況を確認できるので、タスクのやり忘れなどを防ぐことができます。

ビジネスライクな付き合いができる

そして、忘れてはいけないのがこれ。

正直、会社の人間関係には必ず相性の良し悪しがあります。

相性の悪い人とコミュニケーションをとらなきゃならない場面も必ずあるはずで、面と向かって話すのをためらうあまり業務報告を怠ったりして、その結果余計に関係が悪化するといった負のスパイラルに陥るのは絶対に避けなければなりません。

仕事だと割り切ってビジネスライクに付き合うというのも必要で、それにはチャットツールくらいの規模感がちょうどいいような気がします。

(ログも残りますし、グループトークなら他の人からも会話が見えますので、パワハラ的な発言は心理的にしにくいでしょうから。)

ビジネスチャット導入の問題点

とはいえ、自分ひとりでビジネスチャットを始めるわけにもいかないわけで、結局こうしたツールは組織全体で使っていかなければ意味をなさないわけです。


では、仮に組織で導入したとして、次に問題となるのがメールとの競合なんですよね。

世の中には変わらないことを良しと考える人も多いですから、そういった人はそのままメールを使い続けるはずです。


そうしたところがビジネスチャット導入の大きな課題ですね。

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