ビジネスメールって非効率極まりないのでとっとと廃止してください

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私は口頭でのコミュニケーションというものを否定的に捉えています

口頭でのコミュニケーションのほうが相手に誠意が伝わるという人もいます。

でも、私は文章で伝えるほうが相手に対して誠意がある形だと思います。

ログも残る、自分の都合のいいタイミングで見れる、自分のペースで読める、そもそも文字に起こすことで話の内容も整理されている、いいことづくしだと思っています。


たぶん、口頭でのコミュニケーションを多用する人にとって、その対比にあるのはメールによるコミュニケーションなんだと思います。

はっきり言います。メールはポンコツです。

今時あんな時代遅れのツールを使う理由がわかりません。

まして、業務効率化を掲げているのであれば一刻も早く廃止すべきです。

メールが非効率だと思う理由

私が仕事でメールを使っていて感じる不満点をざっと列挙していきます。

定型文とかいうただの飾り

メールの定型文ほど無駄なものはありません。

「いつも大変お世話になっております」

「お忙しいところ失礼しますが」

「何卒よろしくお願いいたします」

はっきりいって、こんな文面誰も見ていません。

情報として何の価値もありません。

定型文なんてただの飾りです。

それどころか、かえって理解の妨げになるものですらあります。

それでも、ビジネスマネーや礼儀を気にして形式的に付けざるを得ないのです。

敬語や言い回しなどにやたら気を遣う

特に目上の人に対するメールでは言い回しやニュアンスにも気を使います。

事実を端的に伝えるだけでは失礼と捉えられる可能性があります。

ですから、ムダにへりくだった言い回しやニュアンスを考えたりして余計な時間を使うのです。

「~してください」

だと命令口調できつい言い方に感じるので

「お忙しいところ恐縮ですが~していただけないでしょうか」

に変えるとかいった作業です。

タイトルがRE:RE:RE: …

資料作成やブログでもそうですが、タイトルは非常に重要です。

一般的な文章作成では、最初(タイトルや見出し)にテーマや結論を言い切って、本文でその説明をするのが望ましいと言われています。

メールはその原則から外れていることが多いです。

タイトルがRE:RE:RE: …で埋まっているメールも多いです。

もはやタイトルの体を成していません。

メールで送った後に口頭で伝える

メールだと見過ごす可能性があるので、メールで送った後に口頭でも伝えるのがビジネスマナーだそうです。

私も新入社員のころにそう教わりました。


もちろん意図はわかりますよ。

でも言わしてください。

どう考えても無駄でしょう

マナーや礼儀を考えるよりももっと先に考えるべきことがあると思うんです。

日程調整に返信のオンパレード

会議の日程決めなどで、メールで関係者の都合を聞くこともあります。

関係者に都合を聞く →相手(複数)から返信が帰ってくる →帰ってきた都合を確認して再度個々の相手の都合を確認する → 相手(複数)から返信が帰ってくる → ・・・

といったように、会議の日程を決めるだけでもメールだと結構なやり取りになる場合があります。

複数人を相手とするコミュニケーションにはメールは不向きです。

お願いですからチャットツールを使わせてください

かくいう私も、いまだに情報の連絡手段はメールに頼っています。

私の会社にはSlackチャットワーク(ビジネスチャットの有名どころ)も導入されていません。


実はもう少しマイナーなチャットツールが導入されてはいるのですが、私の周りでは誰も使っていません。

以前に同じ部署の年の近い社員を誘ってアカウントを取得してみましたが、結局誰も使わず終いです。

(これは、社内のシステムに不備があったりして使い勝手に問題があるというのもありますが。)


ですので、何とかもう一度チャットツールの拡散にチャレンジしてみたいと思っています。

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