抽象化された結論から具体的な根拠に話を展開する【ピラミッドストラクチャー】

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組織の一員として働いていくのであれば、情報共有は欠かせないものです。

この情報共有の相手としては、自部門の同僚や上司などの自分に近しい相手の場合もあれば、他社の重役クラスを相手に話をするといった場合もあるかもしれません。

このように、必ずしも自分といろいろな立場の相手に対して話をするのであれば、相手の前提知識や理解度に応じて説明の内容を変えるといったことが必要となってきます。


この前提知識や理解度に応じて説明内容を変えるというのは、一言でいうと説明の抽象度を変えるということです。

(抽象度に関しては以前に以下の記事でも取り上げていますので、よろしければこちらの記事も合わせてお読みください。)

【参考記事】

結論はシンプルに

私は現在メーカーに勤務しており、そこで品質保証の仕事に携わっています。

この品質保証の仕事というのは、字の通り自社の商品の品質を保証する仕事になります。

商品を買っていただいたお客様に、自社の商品の品質が確保されていることを保証するのです。


ですから、この品質保証の仕事における結論とは、

品質を確保する(品質が確保されている)

その一言に尽きると思います。

何をもってそう結論づけたか

ですが、このように結論づけるからには当然その根拠となる何かがあるわけです。

すなわち、何をもって品質が確保されていると判断しているのか、その判断に至るプロセスが必ずあるわけです。

(たとえば、商品の出荷検査における項目やその基準などがそのひとつです。)


お客様が消費者(BtoC)の場合であればそこまで細かい内容の説明までは求められないかもしれませんが、お客様が企業(BtoB)の場合であればそのような説明が求められる機会は増えるでしょう。

ですから、そのような説明が求められた際には、たとえばお客様に対してたとえば商品の出荷検査における検査項目やその検査基準を説明してその主張の裏付けを示すのです。


また、品質保証というのはこうした商品の出荷検査だけではなく、製造工程、さらには開発工程も含んだ全社にわたる保証体制を意味することが一般的です。

場合によっては、これら各プロセスにおける保証体制を示すことも求められるでしょう。

抽象化された結論から具体的な根拠に話を展開する

ここまでは品質保証の仕事を例にとって説明してきましたが、この話は品質保証に限らず基本的なすべての業務に展開できる内容です。


すなわち、情報を共有するにあたっては、まず抽象化された結論を伝え、その上でその結論を裏付ける具体的な情報を明示して深堀りしていくことが基本的な説明の流れになります。

話をどこまで深堀りする必要があるかについては、相手の理解度や相手がどこまでの情報を必要とするかに応じて変わってきます。

ピラミッドストラクチャーの文書展開

上記の論理展開の話はピラミッドストラクチャーなどとも呼ばれ、社会人が身につけるべきスキルと言えます。

このピラミッドストラクチャーを構築するためには、情報の抽象度の階層分けを行うことが必要となってきます。(いわゆる構造化と呼ばれるものです。)


この構造化、さらにはピラミッドストラクチャーの構築というのは、プレゼンでの説明や文章構造に展開しているケースが多いかと思いますが、この構造化の思考力やスキルを鍛える上で、私がお勧めしたい方法があります。

それは、情報の抽象度に応じて文書を分けるというものです。

抽象的な説明をするための文書(プレゼンであればスライド)と具体的な説明をする文書を分けて作成するのです。


これは一見非効率な作業に思えるかもしれません。

ですが、たとえ非効率であってもこの作業を行うべきです。


というのも、世の中にはこうした情報の構造レベルが整理されていない文書というのが数多く存在しているからです。

書かれている情報が事実なのか意見(考察)なのかがわからない、客観的な結論を述べるための文書に主観的な考察が含まれている、などです。


このような文書とならないようにするためにも、情報の抽象度を明確にすることが必要で、抽象度に応じて文書を分けることはこうした目的に対して大いに役立ちます。

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