仕事で電話を使うべきでない理由、それはマルチタスクを強要するものだから

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「電話してくる人とは仕事するな」

ホリエモンこと堀江貴文さんが大の電話嫌いであることは有名な話かと思います。

ビジネスマナーとしての電話の是非はたびたび議論に挙がりますが、この電話の是非を判断するアプローチとして前回の記事でお話しさせていただいたマルチタスクの観点を取り入れてみたいと思います。


このマルチタスクの観点からいえば、電話は極力使うべきでないと言えるはずです。

仕事で電話を使うべきでない理由

仕事で電話を使うべきでない理由、それは電話は相手にマルチタスクを強要する可能性のあるものだからです。

コミュニケーションの手段に電話を使うことの最大のメリットはレスポンスの早さでしょうが、このメリットはどちらかというと話し手側のメリットと言えます。

話し手の立場からすればすぐに回答がもらえるに越したことはないのでしょうが、相手にとってはその電話は最優先すべきものではないかもしれません。

もしも他の業務を行っているのであれば、相手はその作業を中断しなければならないのです。

電話はマルチタスクを強要する可能性がある

本人の意思に反して相手の業務を中断させる行為、これはマルチタスクの強要と言っても差し支えありません。

以前にお話しさせていただいたように、マルチタスクは人間の脳を危険にさらす行為です。


ですから、そうならないように我々は電話の相手に対して最初に「今お時間よろしいでしょうか?」などと聞いたりするわけですが、ほとんどの人は自分都合でどうしようもない場合(別の誰かと話している、会議に出席しているなど)を除いては了承するはずです。

でも、本来は自分都合(今作業に集中しているからメールで要件を伝えてくれなど)で答えても良いはずなのです。


また、電話で簡単な質問をするだけであればいいのですが、電話で相手に事細かな内容の質問や作業指示をする人もいます。

こうなると、今行っている業務に対する意識を完全に電話の内容に向けなければなりません。


このマルチタスクを防ぐ手段に「パーキングロット法」という手法があり、これは現在の主業務に関係ないことは一旦「パーキングロット(駐車場)」に置いておき、その主業務がひと段落したあとにパーキングロットに置かれた課題を解決していくというものです。

ですが、電話の場合にはこのパーキングロット法も使えないわけです。

口頭での連絡も同じ

今話した内容は電話だけでなく口頭でのコミュニケーションに通ずる話でもあります。

相手に面と向かって話せる距離にいながらあえてメールやチャットでのやり取りをするのもどうかとは思いますが、回答が急務でない要件や込み入った内容の話であれば、事前にメールやチャットで連絡を入れておき、あとで口頭で回答をもらうという形あっても良いはずです。


むしろ、要点が全く整理されていない話をして、相手の時間を余計に奪うことだけは絶対に避けるべきです。

口頭でのコミュニケーションのメリットを活かしているか?

口頭でのコミュニケーションというのは、本来は相手と感情を共有し合うことで相手のストレスを和らげたりすることなどを期待して行われるものです。

それが口頭でのコミュニケーションの最大のメリットのはずです。


ですが、実際には相手の状況や都合は一切考えず、ただ自分の都合だけを考えて相手に余計なストレスやプレッシャーを与え続けるコミュニケーションが多数存在しているような気がしてならないのです。

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