タスク管理の定番ツール「Trello」をうまく使いこなせない

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マルチタスクを続けていると脳に深刻なダメージを与える可能性があります。

ですから、マルチタスクをしている人は今すぐマルチタスクをやめるべきです。


とはいえ、実際には複数の案件を抱えるというのは日常茶飯事で、社会人はそれらを上手にこなしていかなければなりません。

ですから、このような複数のタスクを整理して順次処理していくこと、つまりタスク管理の能力が社会人には求められるわけです。


今回はそんなタスク管理の手助けをしてくれる定番ツール「Trello」のご紹介と、実際にTrelloを使っていての悩みなどについてお話しさせていただきます。

「Trello」とは

Trello」はカード形式でタスクを管理できるカンバン方式のツールです。

(下の画像はTrelloのボード画面です。)

ちなみに、カンバン方式とは元々はトヨタ自動車発祥の生産管理方式です。

トヨタでは具体的な作業を書いた指示書のことを「カンバン」と呼び、「いつ、どこで、何が、どれだけ使われたか」が明記されていました。この「カンバン」を使った生産方式が「カンバン方式」であり、ジャストインタイム「JIT(Just In Time)」方式とも言われています。

引用元: カンバン方式とは?概要やメリット・デメリットをわかりやすく解説! (2019年11月 ITトレンド)


このカンバン方式をプロジェクト管理の手段に展開したものが現代のカンバン方式で、特にソフトウェア開発の現場で広く使われている手法です。

To Do」「Doing」「Done」と工程別にタスクを分類して各タスクの進捗状況を可視化するというものがもっとも一般的なカンバン方式の使い方ではないでしょうか。

(私はその日にやるべきタスクを明確にするという意味で、上記の工程に加えて「Today」の工程(リスト)を追加したもので運用しています。)

タスク管理ツールがなかなか定着しない

私もこの「Trello」を何度か使ってみて試してみたりはしているのですが、これがなかなか定着せず、しばらく使っては挫折するということを何度も繰り返しています。

その理由のひとつが、結局会社は会社で別の方法で個人の業務管理をしようとしているので、結局そちら(会社の業務管理方法)に従うことが優先になってしまうことです。

正直、会社の業務管理なんて上司が部下の行動を把握しておきたいというだけのもので、部下からすれば自身の業務管理には何の役にも立たないことがほとんどなんですけどね。

とは言え、業務報告は部下の使命ですので従わざるを得ないわけです。


いっそ会社で業務管理の方法を統一してもらえれば楽なんですけどね。(もちろん、このTrelloを使った方法にです。)

タスク管理をうまく使いこなせない

もう少し具体的な内容の悩みを挙げるとすると、このタスク管理を行う上で一番悩むのがタスクのレベル感(粒度)をどのくらいにまで落とし込めばよいのかということです。


タスクのレベル感を下げ過ぎると(細かすぎると)タスクも膨大になってしまいタスク管理自体に時間を要してしまいますし、かといってタスクのレベル感を上げ過ぎると(粗すぎると)細かい事務作業などを見落としてしまうことにつながりかねません

ちなみに、このTrelloではタスクカード内の「チェックリスト」としてそのタスクで発生する個別作業を設定することができますので、それを使ってうまくタスクのレベル感を調整するといった感じですね。(必要に応じてこの「チェックリスト」の項目をカード化することもできます。)


私も最初はとにかく何でもタスク(またはチェックリスト)に落とし込んでいたのですが、忙しいときほどそういった作業に手が回らなくなってしまって作業がおざなりになってしまうんですよね。

本当は忙しいにときほどこのツールの真価が問われるはずなのですが。。


ですので、自分なりの運用方法を確立できるようにこれからもっと使い込んでいきたいと思います。

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