会社の業務報告がムダである理由

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会社における業務報告、最近では聞かなくなりましたがいわゆるホウレンソウ告・絡・談)は社会人の常識です。

ですが、最近この業務報告というものがひどくムダなものだと感じるようになってきました。


効率的でないと言いますか、あまり有意義なものだとは思えないのです。

その理由についてお話しします。

報告のための報告である

私は末端の平社員ですが、私の上司にあたるのは職位で言えば課長や係長です。

ですが、課長にも当然上司(部長)がいます。

ですから、課長、いわゆる中間管理職の人たちは部下からの報告を受ける立場であるのと同時に上司への報告を行う立場ということになります。


この2つは本来別の仕事としてみなさなければなりません。

しかしながら両者を同じ仕事のように扱う人もいます。

つまり、自分の上司への報告をするために部下の報告を聞いている人たちがいます


彼らの目線は上司にしか向いていません。

彼らが部下の報告を聞くのは自分の業務(上司への報告)を管理するためです。

部下の業務を管理しているのでは決してないのです。

上司の仕事に付き合わされている

管理職の人たちが求める業務報告の形というのは千差万別です。

聞いてくることが会議の日程ぐらいな人もいれば、抱えている案件の詳細を事細かに聞く人もいます。

上で述べたように、上司がその上司自身の上司に報告をするための情報さえ聞ければあとはどうでもいいと考える人もいるでしょう。


このような曖昧な要求に対しては、自分がするべき仕事だという実感が伴いません。

単に上司の仕事に付き合わされているという感覚しか湧かないのです。

ですから、業務報告に対して億劫になってしまうのです。

見返りがない

報告や相談というのは会社や上司のためでもありますが、本来は自分のためのものであるはずです。

またそうあるべきです。


優れた報告の仕方を身につけることは自分の業務管理、すなわち自己管理能力の向上にもつながります

また、抱えているプロジェクトや案件で問題や遅れなどがあったときに相談をすることで、そのリカバリーやリソースの再配分などを期待することもできるはずです。


しかしながら、残念ながらそのようなメリットがない場合も多いです。

自己管理能力を磨くことにはつながらない報告の仕方を求める上司もいます。

そのような上司のもとでは、部下の報告スキルは一切磨かれないでしょう。

部下の報告能力を嘆く声がたまに聞こえてきますが、それは少なからず上司の責任でもあります。

上司が部下をリードして報告の仕方を学ばせることも、部下の報告スキルを磨く上では大切なことなのです。


また、単に話を聞くだけで部下の問題には一切関与しない人もいます

上司が報告を聞く目的と部下が報告を行う目的が一致しないということはしばしば起こります。

このとき、部下は上司からの質問には答えなければなりませんが、上司は部下からの質問に必ずしも答える必要はないのです。



円滑な業務報告が行われるためには、上司と部下の信頼関係が成り立っていなければなりません

そして、この信頼関係を築くためにも、普段の業務報告の仕方やお互いの態度が重要となってくるのです。

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