会社の会議は少人数で行うべき理由

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会社の会議のあり方は大きく変わりつつあります。

コロナ禍の最中というのもあるでしょうが、今やWEB会議などは当たり前のように行われるようになりました。

大勢の人間が一同介して行われるという昔ながらの会議のイメージは徐々に崩れつつあります。


とは言え、まだまだそうした大人数が一堂に会する会議というのも少なくありません。

これは致し方ないところもあります。

会社の規定上、各部署から何名といったように多くの人の出席が義務付けられているというケースも多いからです。


ですが、私はこうした大人数の会議というのがどうも苦手です。

会議は少人数で行いたい」というのが私の率直な要望でもあります。


私がそのように思う理由は主に以下のようなことによります。

大人数の会議は時間の重みが増す

まず、会議というものは複数名が集まって行われるものである以上、自分ひとりで行う業務とは時間の重みが全く違ってきます。

会議は多くの人の時間を使うものなのです。


たとえば、30分の会議を行ったとして、仮にその会議に出席した人数が5人であれば30分×5人=150分、そしてもしも出席者が10人に増えたとすると30分×10人=300分、つまり5時間もの時間がその会議に費やされるということになります。

このように、会議というのは大人数になればなるほどその時間の重みが増していくものなのです。

発言することを遠慮してしまう

このように、会議の時間は自分ひとりで行う作業の時間よりも大きな重みを持つという意識を持っておくことは大切です。

特に、自分が会議を運営する立場であるならば、会議が滞りなく進行するように計画を立てておくことが大切です。


ですが、あまりこの意識を強く持ちすぎると、今度は意見や質問がしにくいという状況を自ら作ってしまうことになります。

たった2~3分の質問だったとしても、たとえば出席者が50人もいるような会議であればその時間は決して無視できないものとなります。

ですから、大人数の会議だとつい遠慮してしまって言いたいことが言えないということもしばしば起こってしまうのです

少人数の会議で責任範囲を明確にする

本来、会議というのは何かを決めるための場であると思っています。

その目的を達成するためには、やはり会議というのはすべての出席者が積極的に関わるものであるべきだと思います。


ですが、会議の出席者が増えれば増えるほどひとりあたりの責任範囲が不明瞭になってしまい、こうなると会議に積極的に関わる必要性がどうしても減ってしまうのです。

また、積極的に関わろうとするにしても、大人数の会議では前述したように周りに気を遣って意見が言えないといったことも起きてしまいます。


ですから、会議は少人数で行ったほうがいいと私は思うのです。

出席者を絞り各自の責任範囲を明確にすることで、各自がその会議に積極的に関わらざるを得ない状況を生み出すことができます。

そうすることで会議に活発さとスピード感が生まれ、会議を有意義なものとすることができると私は考えています。

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