ペーパーレス時代は目前に迫っている~ペーパーレス最大の障害「ホッチキス外し」の新兵器も登場

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今年一躍脚光を浴びたテレワークですが、このテレワークの普及が進むとともにペーパーレス化の動きはますます加速することでしょう。

テレワークが定着してオフィスの必要性が減ってくれば、当然そこで使われる備品や機器なども不要となります。

その筆頭がプリンタやコピー機(複写機)です。


テレワークを円滑に進めるためには、どこにおいてでも業務遂行が可能であるような環境を整える必要があります。

情報の伝達は電子データでのやり取りが基本となり、もはや紙媒体でやりとりする機会は大きく減少するわけです。


ペーパーレスの時代は目前に迫っていると言えます。

ハンコ文化の消滅はすぐ目の前?

ペーパーレスとセットで語られることが多いのが日本のハンコ文化です。

ペーパーレス化を阻んでいたのがこのハンコ文化の存在と言えます。


企業において正式な契約のやり取りなどはまだまだ紙媒体を中心に行われているところも多く、中でもそのような手続きに求められる押印やサインについては紙媒体にハンコを押すことが前提となっているケースが圧倒的です。


テレワーク中にもかかわらずこのハンコを押すためだけにオフィスに出向いたなんていう話は冗談のように聞こえるかもしれませんが、まんざらそうとも言えません。

ハンコのためだけに出社するとまではいかなくても、ハンコを押す用事に合わせて出社日を設定したというようなことは普通に行われていたはずです。

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テレワークに限らず、ハンコ業務の作業効率の低さは大きな課題です。

電子データで情報のやり取りしている場合であっても、その書類にサインをするためだけに、電子データを紙に印刷する→紙にハンコを押す(押印)→紙をスキャンして電子データに戻す(その紙は即処分)などという非効率極まりない作業をしていますからね。

政府は企業に対して早急に「脱・ハンコ」「ペーパーレス化」をするよう求めているようですが、本当に一刻も早くそうすべきだと思います。

「ホッチキス外し」はペーパーレス最大の障害

ペーパーレス時代においては、現存する紙文書の電子化も重要な課題となってきます。

紙媒体で保管されている文書については今後電子化を進めていく必要がありますが、この紙文書の電子化がなかなか進まず難航してしまう企業も少なくありません。


紙文書の電子化は思いのほか手間のかかる作業です。

私も趣味で電子書籍の自炊作業を行っているのですが、現在のスキャナは非常に高性能であるためスキャンそのものには大した手間はかかりません。

反面、スキャンにたどり着くまでの作業、たとえば書籍や雑誌であれば接着やホッチキス留めを取り除いて頁ごとに分離するための前作業(裁断)はほとんどが人手による作業となるため、これらはスキャン以上に労力を要する作業と言えます。


ビジネス文書においても、膨大な紙文書の電子化にあたっては人の手でホチキスの針を外す作業が電子化の最大の障害となっていました。

ところが、先日三菱UFJ銀行が米ベンチャー企業の技術を用いて倉庫に保管している3億ページ以上の紙文書を電子化することを発表し、それによるとその技術を使うことでこれまで難題とされてきた「ホチキス外し」についても人工知能(AI)により自動で行うことができるとのことです。

三菱UFJ銀行は2020年7月22日、米Ripcord(リップコード)の書類スキャンロボットの導入を発表した。従来紙で管理していた書類を、人工知能(AI)技術を使ったロボットによってスキャンし、場所にとらわれない業務環境の確立を目指す。同行の国内拠点にロボットを配置し、2021年上期よりスキャンを開始する予定だ。

同行は印鑑票という顧客の印影や個人情報を記載した書類を取引に利用する。3億ページ以上の印鑑票を複数の倉庫に保管し、必要に応じて専用端末から参照している。しかしホチキス留めされた関連書類などの電子化は進んでおらず、事務処理の効率が悪かった。Ripcordのロボットによって、ホチキス留めされた書類の取り外しを含め、印鑑票を人手の介入なしに電子化する。

引用:日経クロステック
 https://xtech.nikkei.com/atcl/nxt/news/18/08420/

ペーパーレス時代は目前に迫っている

このように、企業側も続々とこのペーパーレス、紙媒体の電子化に向けた対応を進めており、ペーパーレス時代は目前に迫っていると言ってよいでしょう。

企業にとっても、ペーパーレスを推し進めることで印刷コストの削減にもつながりますし、情報のアクセス性や検索性も向上するなど業務効率や生産性の向上も期待できます。

まだまだ課題もあるでしょうが、こうしたメリットを最大化する取り組みを進めていけばペーパーレスの恩恵を大いに享受できるはずです。


反面、事務機市場や特に複写機市場などはペーパーレス化によって斜陽産業となりつつあり、今後それらの関連企業はその対応を強いられることになるかもしれません。

刻一刻と変化する世の中においては、新たに生まれるモノや文化もあれば、衰退してゆくモノや文化もあります。

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