業務報告は人基準ではなく仕事基準で行うべき理由

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多くの会社では、週毎に業務の進捗を報告するための定例会議のような場が設定されているのではないでしょうか。

このような定例会議の進め方としては、大きく以下の2種類の方法が考えられると思います。


  • 部署のひとりひとりに各自の仕事の報告をしてもらう方法
  • 部署で抱えている仕事の各案件に対して各担当者から報告してもらう方法


これらは、いわば業務報告を人基準で行うのか、それとも仕事基準で行うのかという話になりますが、私としてはやはり業務報告は仕事基準で行うべきだと思うのです。

その理由についてご説明します。

会社の要求に応えることが仕事の基本である

私はやはり会社というのは仕事が中心にあるのだと考えている質の人間です。

やるべき仕事が先にあって、そこにその仕事を担う人が割り当てられていると言えるわけです。

ただ自分のやりたいことをやってればいいというわけではないし、自分のやれる範囲でやっていればいいというわけでもないのです。

必ず先に何をすべきなのかが決まっているはずであり、あくまでそれに対して自分の行動が決まってくるのです。

【参考記事】


ですから、業務報告を行うにあたっても、まず最初に何をする必要があるのか(要求)を明らかにしなければなりません

そうでないと、各自がとった行動や判断が妥当なものであったのかがわからないわけです。


業務報告を人基準で行う、つまり各自がそれぞれ行った業務を順番に話してもらうやり方だと、そうした前置きがなくただ行ったことだけを報告する形になりやすいのです。

仕事のモレがあってはならない

多くの仕事の案件を抱えている部署だと、中には一時中断していたり(その時点では)特に進める必要がない案件というのもあるかもしれません。

ですが、そうした案件に対して進捗がないからと言って業務報告を行わないというやり方はできれば避けたほうがよいでしょう。

報告がないという状況がしばらく続くと、いつかその案件を本当に進めなければならないタイミングにおいてそれが忘れられてしまう可能性もあるからです。

自部門が抱えている仕事や業務にモレがあってはならないのです。


このような「モレなく」を実現するためには、引き算的な思考が有効です。

各自に行った業務を順に挙げてもらうのではなく、全ての業務をリストアップして一旦それら全てに対して確認を行い、特に進捗や報告の必要がなければ引き算的に報告を省略してもらうといった進め方のほうが業務のモレを防ぎやすいはずです。

定例会議であってもファシリテーションは必要

会議の場においてその進行能力(ファシリテーション)を見ることは、その人のビジネススキルを見極める有効な手段です。

【参考記事】


定例会議といえども、会議は会議でありやはり進行役(ファシリテーター)は必要でしょう。

ファシリテーターを担うのは誰であっても構いません。

ただ、その責務を果たしているのかの判断は上司によって行われるべきだとは思います。


「次は〇〇さんの仕事の報告してください」などといったような報告を行ってもらうというやり方が悪いわけでは決してありません。

ただ、このような会議の進め方は担当者任せのところがあり、担当者が不明瞭な業務などを招きやすいのです。

そのような状況とならないようにファシリテータは務める必要があり、その方法のひとつがこうして仕事基準で会議を進行していくこと(各業務の要求と実績の整理)だと思うのです。


たかが定例会議と思われるかもしれません。

ですが、そのような会議であってもろくに指揮をとれない人たちの姿を見てしまうと、果たしてこのような人たちのもとで仕事をしていて自分は本当に大丈夫なのだろうかという不安が生じてしまうのです。

この部署は何も管理されていないのではないかと感じてしまうのです。

余計な心配をすることなく、自身の業務に専念できる環境を望みます。

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