Excelのワークシートを効果的に使ってロジカルな資料を作る

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資料作りの方法は人それぞれです。

特に正解はありません。

資料作りのツールとしても、特に指定がないのであればWordでもExcelでも(プレゼン用であればPower Pointでも)自分が使いやすいものを使えばよいというのが私の持論です。

【参考資料】


ただ、私が個人的に資料を作成する際の話で言えば、ツールとしてはExcelを使用することのほうが多いです。

それは、Excelのファイルは複数のワークシートを持つことができ、このワークシートを使うことで論理的な構成の資料を作成しやすいと思うからです。

技術者の作る資料はなぜわかりにくいのか

技術者の作る文書はわかりにくい、私はそのように感じることが多々あります。

これは、技術者が文書作成のプロセスをそれほど重要視していないことによるところも大きいでしょう。

技術者に求められていることとは、技術的な課題を達成することまたは問題を解決することです。

文書作成はいわばその付随作業に過ぎないわけです。


ただ、今回はその点をふまえた上で、技術者の書く(残す)文書のわかりにくさの原因を考察してみたいと思います。

技術者の書く文書がわかりにくい要因は、その情報の粒度の細かさにあるというのが私の見解です。

技術者の作る資料の情報の粒度は細かすぎる

ここで言う粒度とは情報の粒度のことです。

粒度はレベル感とも呼ばれ、情報の細かさや階層のことを意味します。


一般に、相手に話を伝えたいときには、まず先に粒度の粗い(抽象的な)情報から伝え、そのあとに粒度の細かい(具体的な)情報を展開していくという方法が広く推奨されています

抽象化された結論を伝え、それからその結論を裏付ける具体的な情報を明示して深堀りしていくという論理展開の方法をピラミッドストラクチャーと呼びますが、このピラミッドストラクチャーも上記の方法に基づいたものです。


人が違えばその背景知識などにも差があるはずであり、求められる情報の粒度にも差が出てくるはずです。

技術者の作る資料を見ると、おそらく技術者であれば粗い粒度の情報(実験の趣旨や結論)などわかりきっているということで、細かい粒度の情報(測定値、計算値)だけが並んでいる文書を目にすることがしばしばあります。

このように、技術者の作る資料の情報の粒度は細かい傾向にあるのです。


ですが、必ずしもその資料を見たすべての人がそういった粒度の細かい情報(数値の羅列)から結論を導き出せるとは限りません。

もしかしたら、その資料を作成した当人でさえ、たとえば数年後にその資料を見返したときにその資料の最終的な結論がわからないということも起こりうるかもしれません。


ですから、資料としてはなるべく粗い粒度の情報と細かい粒度の情報の両方を提示したほうが良いのです。

Excelのワークシートごとに粒度の異なる情報を記載する

この粒度の異なる情報を提示するという目的に対しては、Excelのほうがそのツールとして適しています

Excelは一つのファイルの中に複数のワークシートをもつことができるからです。

私が個人用途の資料を作成するときにExcelを使うことが多いのも、この複数のワークシートの存在が大きいです。


私がExcelによる資料作成の方法として勧めたいのは、このワークシートごとに粒度の異なる情報を記載するという方法です。

Excelのワークシートの使い方は人それぞれで、たとえば項目ごとにワークシートを分けて書くという使い方をする人も多くいます。

もちろん、そのような使い方も非常に有効な使い方であるとは思います。


ただ、Excelのワークシートは粒度の違う情報を扱うことに特に適していると感じます。

たとえば、あるワークシートには生データを入れておいて、別のワークシートにその生データを編集したものを掲載するといったことはよく行われていると思いますが、これも粒度が異なる情報をワークシートを分けて扱っている事例です。


情報の粒度を変える技術はロジカルシンキングを行う上で不可欠なものです。

また、相手が求めている情報の粒度のレベルを察して、それに合った適切な粒度の情報を提供できる、そうした情報の粒度の使い分けが自由自在にできることは自分を優秀に見せる技術として非常に有効です。

ですから、資料を作る際にもできるだけその意識を持って、情報の粒度のことを念頭に入れながら資料を作成していくことが必要でしょう。

それには、Excelのワークシートごとに粒度を変えて書いていくという方法がとても有効なものだと私は考えています。

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