人事評価の自己評価を簡単に書き上げる方法【実践編③】~結論→理由→根拠の流れを意識して客観性の高い人事評価を作り上げる

この記事は約5分で読めます。

これまで長々と続けてきた記事もこれが最終回です。

もう少しだけお付き合いください。

(本記事は以下の記事の続きとなります。こちらの記事も合わせてお読みください。)

【参考記事】


これまでのポイントを改めておさらいさせていただきます。

人事評価を書く際にはこのようなことを意識していくことで、人事評価に費やす時間や負担を大幅に軽減できるはずです。

【人事評価を書くときのポイント】

  • 複数のフレーズを組み合わせてそこに具体的な情報を埋め込む
  • フレーズは評価者の要求または一般的な評価基準(成果、能力、情意)を回答の形に落とし込んだもの


最終回となる本稿では、より具体的な記述方法についてご説明させていただきます。

成果は具体的に書く

人事評価における一般的な評価基準のひとつである成果評価は、課題の目標レベルに対して成果がどうであったのかを判断するものです。

ですから、それがはっきりとわかるようにするためにも、目標レベルおよび成果は可能な限り具体的な形、できれば数値に落とし込むことが望ましいです。

目標レベルの設定が「全力で取り組む」「早急に解決する」などとなっていては、客観的な判断などできるはずもありません。

また、数値でなくても、解決すべき課題や問題が設定されているのであれば、そのことを明文化することが大切です。


以下は、ありきたりな例になってしまいますが、成果のフレーズの簡単な記載例になります。

【成果のフレーズの書き方】

例1「目標のコスト削減額〇〇千円に対し、実績はコスト削減額〇〇千円であり、課題の目標は達成できました。」

例2「目標の〇〇、△△、および◇◇の解決に対し、実績は〇〇と△△は解決、◇◇は未解決に終わり、課題の目標は(一部)達成できませんでした。」

結論→理由→根拠の流れを意識して自身の能力や取組みを説明する

人事評価における能力評価は、ある意味でもっとも重きが置かれる部分です。

仕事内容によっては個人の能力や取組みが成果に直結しないことはよく起こります。

ですから、成果として目標を達成できたのであればそれが確かに自身の能力や取組みによるものだということを、また目標を達成できなかったのであればそれが自身の能力によるところか否かを明らかにすることが必要です。

そのために、具体的な実例を挙げてその根拠を述べましょう。


ここで意識すべきこととしては、成果(厳密には目標)に書かれている内容に結びつく取組内容を書くことです。

成果は絶対的なものではありませんが、これまでにも話させていただいた通り、評価というものは要求に対して結果がどうであったのかを判定するものです。

そのため、やはり課題(要求)と対になっている成果の部分を主として考え、その成果に関わる取組内容を書くようにしましょう

もしも、課題には直接関係しない成果やそれに関わる取組みに関して書きたいのであれば、最初に目標に対する成果およびそれに関する取組みのことを言い切ってから書くようにしてください。

たとえば、目標は達成したけれども困りごとや失敗したことなどがあり、それについて詳しく書きたいのであれば、以下のように書くようにしましょう。

【能力のフレーズの書き方】

課題の目標は達成できました。それが達成できたのは〇〇によるところが大きいと思います。具体的には〇〇ということがありました。 ただし、困りごとや失敗したこともありました。〇〇で困りました(失敗しました)。それで困ったのは 〇〇によるところが大きいと思います。具体的には〇〇ということがありました。そのため〇〇を行いましたので、今後この方法で課題に取り組みます。


なお、この赤文字の内容を前段の「具体的には~」の文節に当てはめることも可能ではあります。

しかしながら、私はそのような書き方はあまりお勧めはしません。

ひとつのフレーズに入れこむ情報は原則ひとつというのが私のスタイルです。

また、その情報がポジティブなものなのか、それともネガティブなものなのかをわかりやすいフレーズにすることも大切です。

たとえば、前記の文章では、達成できたことの要因やその具体例に関するフレーズには自身の能力(または取組み)のポジティブな内容を書き、そのあとの困りごとや失敗に関するフレーズには自身のネガティブな内容を書くことで、読み手は評価対象者のプラスの面とマイナスの面を一目で認識することができます。

(文章表現が苦手な人の文章の特徴として、情報を詰め込み過ぎてその情報が何に対する説明なのかがわからなくなってしまうということがあります。その対策として、上記のような方法を提案しています。)

客観的な評価手法を確立する

文章構成法のひとつにPREP法と呼ばれるものがあり、簡潔かつ説得力のある文章を作成する方法として広く知られています。

PREP法は、Point(結論)、Reason(理由)、Example(事例)、Point(結論)の頭文字を取った略称で、本稿で提案している文章構成(フレーズ)も基本的にはこの構成を意識したものとなっています

すなわち、最初のフレーズで成果(結論)を述べ、次のフレーズではその理由として自身の能力によるところ(またはよらないところ)が大きいということを説明し、以下のフレーズでその根拠として具体的な事例を示すという構成です。

ですから、最後に種明かしをすると、本記事はこのPREP法に従って書くということをこれまで長々と述べてきたということになります。


主張が論理的に展開されていることで、読み手も客観的な評価を行うことができるようになります

必ずこのような論理展開を心掛けましょう。

コメント

タイトルとURLをコピーしました