資料はWordで作るべきかExcelで作るべきか？【WordとExcelの使い分け】

私にとって資料作成は決して欠かすことのできないものです。

私がコミュ障であり、またコミュニケーションに頼らずに生き抜くための術としてドキュメンテーション（文書化）に力を入れているからというのがその最大の理由です。

ですから、このブログを続けているのも、そうした資料作成のためのライティング力を磨くためと言っても過言ではないのかもしれません。

とは言いつつも、もう中年に差し掛かろうかという年にもなって、いまだに資料作成の自分のスタイルを確立できていません。

早く自分のスタイルを確立したいと思いながら日々悪戦苦闘しています。

そんな資料を作成する際に悩むことのひとつが、その資料をWord（ワード）で作るかExcel（エクセル）で作るかということです。

それぞれに一長一短ありますので、私の中では一応この2つの使い分けのマイルールを決めています。

今回はそんなWordとExcelの使い分けについてまとめてみたいと思います。

文書作成ソフトのWordと表計算ソフトのExcel

もはやビジネスの必需品となっているMicrosoft社が開発・販売するMicrosoft OfficeのWord（ワード）とExcel（エクセル）ですが、一般的にはWordは文書作成ソフト、Excelは表計算ソフトとして広く知られています。

ですから、ごく単純に考えれば資料（文書）作成には文書作成ソフトであるWordのほうが適しているように思えるかもしれません。

しかしながら、事はそう単純にはいきません。

文書とは言っても、文章だけでなく図や写真、その他様々なデータから構成される資料を作成するあたっては、自由度の高いExcelのほうが向いているケースも多々あるからです。

では、両者はどのように使い分けるべきなのでしょうか？

それを考えていくためには、まずはWordとExcelそれぞれの特徴やメリット・デメリットを知っておく必要があります。

以下に私が考えるWordとExcelそれぞれのメリット・デメリットを挙げていきます。

文書作成ソフトというだけあって、Wordは美しいレイアウトの文書を作成するのに適したソフトです。

行間や段落などがしっかりと管理されており、毎回決まったレイアウトやスタイルの文書を書くのに向いています。

印刷時のこともしっかりと考慮されており、画面通りに印刷されます。

型にはまったきちっとした文書（特に紙文書）を残したいという場合には、やはりWordに分があるでしょう。

一方で、図や表を多用するなど必ずしも文章が主体でない資料を作成するときなどには、図表の自由なレイアウトが意外に難しかったり、またそれによって文章が崩れてしまったりするなど逆に使いづらい印象です。

自動で段落の先頭のアルファベットが大文字になる、自動で段落番号がつくなど、文書作成をサポートするための自動修正機能が逆に煩わしく感じることも多々あります。（設定でオフにすることは可能です。）

表計算ソフトであるExcelは実に多くの計算機能を有しています。

Wordとは異なり、Excelではデータや計算式を基にしたグラフや表が使えますので、後からそのデータを加工してグラフの中身を変更することなども可能です。

また、一部には悪名高い「エクセル方眼紙」ですが、Excelの特徴であるセルをこのように方眼紙的に使うことで、表や図を多用する場合にはWordよりもきれいにレイアウトできたりもします。

文書としての体裁や紙面のサイズなどの制約をそれほど気にすることなく一旦自分が好きなように書き出して、印刷する場合には後から全体を縮小するなどして用紙のサイズに合わせこむといったこともできます。

このように自由度が高いのがExcelの特徴です。

反面、あくまで表計算ソフトであり文書作成ソフトではないため、印刷時のことはあまり考慮されていません。

画面通りに印刷されないのはもはや常識であり、紙に印刷する場合にはそのことを念頭に入れてすべての文字が印刷時のレイアウトにちゃんと収まっているかなどの細かいチェックをしなければなりません。

また、拡張性が高いゆえに複数でその資料を使い回したり編集したりしあう場合などにも注意が必要です。

他の人が資料を少しいじったらグラフが真っ白になってしまった、表の項目がすべてエラーとなってしまったといったことが起こり得るからです。

そんなそれぞれ一長一短があるWordとExcelですが、私としては以下の2つの尺度からこの両者を使い分けています。

まずひとつめの尺度が、その文書が会社管理のものか個人管理のものかという視点です。

いわゆる会社の業務フローで提出が求められている文書に関しては、やはり文書としての体裁を管理しやすいWordを主として資料を作成するようにしています。

逆に、社内の状況報告などで理解を促すために個人的に作成している資料などは自由度の高いExcelを使っています。

もうひとつの尺度が、資料の主体が文章か図表かということです。

あくまで文章が主体であって文章の占める量が多い資料であればWordで作成、逆に図表がメインで文章はその補足や説明のために記載しているような資料であれば図表が自由に配置しやすいExcelで作成するといった感じです。

以上が私のWordとExcelの使い分けのマイルールですが、最初に述べたように私は個人的にドキュメンテーションに力を入れていて、そのような自分都合での資料を作成する場合にはExcelがそのツールとしては特に適していると感じています。

それは、Excelを活用するとロジカルシンキングの技術であるピラミッドストラクチャー的な思考を資料作成に展開しやすいからです。

そのようなExcelを活用したロジカルな資料の作り方については、また今後の記事の中で詳しくお話しさせていただきます。